Mniej ręcznej roboty. Więcej z tego, co już macie.

Dział płaci za kilkanaście aplikacji, a na co dzień używa dwóch. Te same dane przepisuje się z jednego systemu do drugiego, a każdy w zespole ma swoje ulubione narzędzie. Kiedy pojawia się pomysł na AI, pierwszym odruchem jest zakup kolejnej licencji.

Zanim cokolwiek dokupicie, siadam z zespołem i patrzę, jak naprawdę pracujecie. Szukam, co w narzędziach, które już macie (np. Microsoft 365 z Copilotem, Google Workspace z Gemini, modele LLM) i leży niewykorzystane. Łączę je tak, żeby dane płynęły same, i włączam AI tam, gdzie daje realną wartość. Nie wymieniam Waszego stacku i nie buduję nic obok niego. Wyciskam z niego więcej.

Zostaje prosta mapa: czego używamy do czego i jak. Zespół pracuje w tych samych narzędziach co wcześniej, tylko sprawniej.

Rusza akcja z partnerami. Przez sześć tygodni trzeba zebrać zgłoszenia, materiały i potwierdzenia od kilkudziesięciu osób. Wszystko ląduje w mailach i arkuszu, a ktoś codziennie przypomina, sprawdza i przepisuje. Gotowe rozwiązanie dostępne od ręki robi wszystko poza tym jednym, czego potrzebujecie, a software house wycenia to na kwartał.

W takiej sytuacji buduję proste narzędzie dokładnie pod ten proces: jeden ekran, na którym widać, kto już odpowiedział, co wpłynęło i co jeszcze brakuje. Przypomnienia wychodzą same, a wyniki zestawiają się automatycznie. Pierwsza wersja działa po kilku dniach. Po akcji narzędzie znika, a zostają uporządkowane dane.

Tak pracuję przy różnych procesach. Buduję narzędzia i automatyzacje, dzięki którym zespół sam prowadzi działania, które dziś robi ręcznie. Każde powstaje pod Wasz proces, więc nie ma zbędnych funkcji ani niczego, co trzeba by dopasowywać. Wdrożenie zajmuje dni i nie wymaga pracy Waszego IT. IT od początku dostaje opis tego, co i jak działa. Wie, co się dzieje, ale nie wstrzymuje wdrożenia.

Co miesiąc ta sama osoba składa raport z pięciu plików. Dane idą z maila do arkusza, a z arkusza do systemu, i przy każdym kroku coś ginie. Kiedy ta osoba bierze urlop, raport nie powstaje.

Biorę taki proces i sprawdzam, które kroki mają jasne reguły i powtarzają się co tydzień albo co miesiąc. Te kroki zamieniam w automatyzację, która działa w tle na Waszych narzędziach (np. Power Automate, Make, Zapier albo tym, co już macie). Tam, gdzie potrzebna jest decyzja człowieka, zostawiam punkt akceptacji. Nie zmieniam Waszego sposobu pracy, tylko zdejmuję z niego ręczną robotę. Raport jest gotowy, zanim ktoś o niego zapyta. Człowiek go zatwierdza, zamiast go składać, a proces działa niezależnie od tego, kto jest akurat w biurze.

Tak automatyzuję różne powtarzalne procesy: raporty, obieg dokumentów, przenoszenie danych między systemami, powiadomienia i zestawienia. Automatyzuję tylko to, co ma jasne reguły, a decyzje zostają po stronie ludzi. Wszystko działa na narzędziach, które już macie, więc nie dochodzi kolejny system do utrzymania. Wasze IT od początku wie, co powstaje, i dostaje opis działania. Zespół przejmuje automatyzację i może ją dalej rozwijać bez mnie.

Nowa osoba w zespole pyta, gdzie jest ostatnia prezentacja dla klienta. Nikt nie wie na pewno. Coś jest w mailach, coś w folderze sprzed roku, a resztę pamięta kolega, który jest na urlopie. AI, z którego korzystacie, też nie pomoże, bo nic o Was nie wie.

Firmowa baza wiedzy to jedno miejsce, w którym zebrana jest wiedza o Waszej firmie: klienci, projekty, procedury i ustalenia. Buduję ją z tego, co już u Was jest, metodą Andreja Karpathy'ego. AI raz przetwarza każde źródło, wpisuje wiedzę w uporządkowane miejsce i na bieżąco ją aktualizuje. Nie przenoszę Was do nowego systemu. Baza łączy się z dokumentami i narzędziami, których już używacie (np. SharePoint, Google Drive, Notion), i mówi Waszym językiem.

Razem ustalamy proste zasady: co trafia do bazy i kto dba o porządek. Dzięki temu baza rośnie, a nie zamienia się w kolejny śmietnik. Nowa osoba sama znajduje odpowiedź, a AI odpowiada o Waszej firmie, a nie o firmach w ogóle.

Takie bazy buduję dla różnych obszarów, np. sprzedaży, obsługi klienta, wdrażania nowych osób i prowadzenia projektów. Zawsze opieram je na Waszych dokumentach, z jasno ustalonym zakresem tego, do czego AI ma dostęp. IT wie, gdzie są dane i kto je widzi. Zespół dostaje bazę razem z zasadami jej prowadzenia i dalej rozwija ją sam.